Checklista czyli jak robić coś lepiej i z gwarancją powodzenia
Żyjemy w XXI wieku, w którym w naszej codzienności zagościł nie tylko ułatwiający funkcjonowanie postęp technologiczny, ale również stresująca złożoność, która z czasem może zacząć nas przytłaczać. Jest to widoczne szczególnie w zawodach obarczonych ryzykiem, takich jak pilot, lekarz czy inżynier. Według Atula Gawandego, autora książki „Potęga checklisty. Jak zrobić coś lepiej” rozwiązaniem tego problemu może okazać się… lista.
Twoja lista spokoju i pewności
Doświadczony, amerykański chirurg jest autorem książki pod tytułem: „Potęga checklisty. Jak zrobić coś lepiej”. To właśnie w niej możemy znaleźć odpowiedzi na pytanie: Jak listy kontrolne mogą ułatwić życie zawodowe, ale również prywatne? Otóż okazuje się, że to właśnie dzięki checkliście, napisanej zwykłym długopisem na zwykłej kartce, możemy uniknąć błędów niemal oczywistych, a jednak zgubnych. Właśnie tego typu proste narzędzie może nas bowiem uchronić przed rutyną, która usypia naszą czujność.
Z tego problemu doskonale zdają sobie sprawę lekarze z imponującym stażem, którym meandry ich specjalizacji są dokładnie znane i niemal z zamkniętymi oczami mogą postawić diagnozę. Właśnie dzięki listom kontrolnym specjalista może mieć pewność, że nie zapomni o procedurach oczywistych, które, choć w niektórych przypadkach mogą wydać mu się zbędne, to jednak są konieczne. Aby jednak lista kontrolna rzeczywiście była nieocenioną pomocą, należy wiedzieć, jak ją stworzyć.
Jak stworzyć dobrą checklistę?
Przede wszystkim należy zacząć od tego, że lista, która rzeczywiście ma ułatwić wiele procesów, powinna być krótka. Jednocześnie jednak musi zawierać wszelkie niezbędne informacje, a jej treść nie może pozostawiać miejsca na domysły. Sformułowanie minimalistycznych, zwięzłych komunikatów jest więc kluczem do sukcesu. Jednocześnie nie można zapomnieć o tym, że na kartce zadań muszą znaleźć się wszystkie istotne punkty, nawet te, które wydają się oczywiste.
Idealna lista kroków składa się z minimalnie pięciu i maksymalnie dziewięciu podpunktów. Mniejsza liczba może sprawić, że checklista nie będzie precyzyjna i przejrzysta, natomiast większa – że użytkownik, po przeczytaniu ostatniego punktu, nie będzie pamiętał, co znajdowało się w pierwszym. Na samym początku listy kontrolnej należy zawrzeć również krótką instrukcję, jak ją realizować. Wystarczą komunikaty typu: „Przeczytaj i wykonaj” czy „Zaznacz każde wykonanie zadania”.
Kiedy warto stworzyć checklistę?
Atul Gawande w swojej książce „Potęga checklisty. Jak zrobić coś lepiej” podkreśla, że stworzenie listy może okazać się niezbędne w wielu sytuacjach. Na pierwsze miejsce wysuwa się oczywiście medycyna, w której złożoność wielu procesów może przyczynić się do pominięcia niewielkiego, ale jakże istotnego kroku. Checklisty są świetnym rozwiązaniem także w restauracyjnym świecie. Nawet uznani szefowie kuchni mają spisane przepisy na kartkach, dzięki którym mogą wielokrotnie odtworzyć niepowtarzalny smak popisowej potrawy.
Z potencjału list kontrolnych korzystają także biznesmeni i inwestorzy, a nawet doradcy podatkowi czy księgowi. Dzięki temu przedsiębiorcy panują nad tym, co dzieje się w ich firmach i trzymają rękę na pulsie, jednocześnie zwalniając swoją głowę z obowiązku składowania w niej wszelkich istotnych i nieistotnych informacji. W intensywnych środowiskach zawodowych to właśnie listy kontrolne pozwalają zachować świeży umysł, a jednocześnie są gwarancją powodzenia.
Warto wspomnieć również o tym, że lista kontrolna jest nieocenioną pomocą w życiu prywatnym. Zdają sobie sprawę z tego świeżo upieczeni rodzice, dla których nawet przygotowanie kąpieli dla noworodka może okazać się sporym wyzwaniem. Zwięzłe spisanie kolejnych czynności i ważnych informacji, takich jak temperatura wody, pozwoli skupić się na zadaniu, wykonać je dobrze i nie dać dojść do głosu przerażeniu.
Czy z checklisty korzystają tylko laicy? Oczywiście, że nie! Można powiedzieć nawet więcej – fakt, że korzystają z niej również doświadczeni profesjonaliści świadczy o ich odpowiedzialnym podejściu do powierzonych zadań. Korzystanie z dobrze przygotowanej listy w skomplikowanych sytuacjach czy też wtedy, kiedy rządzą nami emocje, jest gwarancją tego, że wychwycimy potencjalnie śmiertelne błędy i niebezpieczne niedopatrzenia.