Wyskocz z wagonika szaleństwa!
Nie bez powodu mówi się o tym, że praca w korporacji to wyścig szczurów. Nieważne, czy pracujesz w niewielkiej firmie, czy też w dużym przedsiębiorstwie, niemal każdy etat przypomina szaleństwo podczas gorączki złota. Wykonujemy wiele czynności jednocześnie, często odrywamy się od ważnych obowiązków, bo w kolejce czekają jeszcze ważniejsze, a do tego w biegu zostawiamy dzieci w przedszkolu i ostatkiem sił ogarniamy (o ile jeszcze dajemy radę) życie prywatne.
Taka pętla stresu nie wpływa dobrze ani na naszą efektywność, ani tym bardziej na relacje rodzinne, a przede wszystkim na nasze samopoczucie. Żonglowanie dziesiątkami zadań i projektów naraz zmusza nas do wskakiwania na coraz wyższe obroty. Tym samym skazujemy nasz mózg na bezmyślne wykonywanie poleceń, zapychamy go gąszczem informacji, które z czasem stają się nieistotne. A raz straconą energię umysłu wcale nie tak łatwo odzyskać!
Jak więc wyskoczyć z tego wagonika szaleństwa, ale nadal pozostać efektywnym? David Allen w swojej książce „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” mówi, że najlepiej postawić na system GTD, dzięki któremu usprawnimy swoje obowiązki zawodowe i raz na zawsze pozbędziemy się natrętnych myśli o pracy. Dzięki temu będziemy sprawować większą kontrolę nad swoim życiem zawodowym i w końcu poczujemy się odprężeni w życiu prywatnym, a to już prosta droga do podejmowania lepszych decyzji i poczucia szczęścia!
Jak wprowadzić system GTD?
System GTD przedstawiony w książce „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” pozwala na uporanie się z ogromną ilością zadań przy zachowaniu spokoju. Aby w pełni korzystać z jego potencjału, należy wykonać pięć prostych, ale niezwykle skutecznych kroków. Pierwszym z nich jest przechwytywanie swoich myśli w zewnętrznych narzędziach do zbierania, a następnie ich regularne opróżnianie.
Nie skupiaj się na tym, aby zapamiętać wszystko to, co musisz dzisiaj zrobić. Skorzystaj z aplikacji, narzędzi komputerowych, a nawet zwykłej karki i długopisu i sporządź sobie listę rzeczy do ogarnięcia. Dzięki temu Twój umysł nie będzie musiał pracować na najwyższych obrotach. W natłoku obowiązków nie zapomnisz również o zapłaceniu rachunku za prąd czy wysłaniu własnego maila. Zapisuj i nie zaśmiecaj swojego umysłu!
Kolejnym krokiem jest pochylenie się nad każdym elementem i sprawdzenie, co dokładnie można z nim zrobić, aby go usprawnić. Wysyłasz po kilkanaście maili o tej samej treści? Pomyśl o stworzeniu szablonu, dzięki któremu nie będziesz tracił czasu na pisanie dokładnie tego samego. Następnym krokiem jest uporządkowanie obowiązków. Ustal listę priorytetów, w której uwzględnić pilne sprawy i te, które możesz zrealizować nieco później.
Z systemem GTD należy postępować, jak z każdym innym wdrożonym rozwiązaniem: ufaj, ale sprawdzaj. Co jakiś czas sprawdź, czy opracowane przez Ciebie pomysły rzeczywiście działają tak, jak tego oczekujesz. Ostatni krok to natomiast odpowiednie zaangażowanie w swoje zadania. Ustal, na co potrzebujesz więcej czasu i w jakich porach dnia lepiej wykonuje Ci się dane obowiązki. Dzięki temu każdemu z nich oddasz się w 100%.
Praca dobrze zorganizowana
Podstawą dobrze zorganizowanej pracy jest jednak nie tylko odpowiedni system, ale przede wszystkim miejsce, w którym wykonujemy swoje obowiązki. Stwórz sobie stanowisko z prawdziwego zdarzenia i zadbaj o dobre wyposażenie. Bez względu na to, czy pracujesz zdalnie, czy w biurze, powinieneś mieć pod ręką wszystkie istotne materiały i akcesoria, które ułatwią Ci pracę.
Zasadą dobrze zorganizowanego miejsca do wywiązywania się z zadań jest również posiadanie go na wyłączność. Przestrzeni gabinetowej nie można więc dzielić z innym pracownikiem, ani nawet własnym małżonkiem. Każdy z nas ma przecież swoje przyzwyczajenia, a, kolokwialnie rzecz ujmując, wchodzenie sobie w paradę, sprzyja wyłącznie chaosowi, zmniejszeniu efektywności i wzrostu poziomu frustracji oraz stresu.
Efektywność zawodowa to wcale nie praca od rana do wieczora i od obowiązku do obowiązku. To przede wszystkim dobra organizacja, która pozwoli bezproblemowo wykonywać powierzone zadanie i nie angażować swojego umysłu do rzeczy, których miejsce jest na kartkach lub w aplikacjach. Jak widać, efektywność bez nadmiernego stresu wcale nie wymaga wytężonej pracy – wystarczy zmiana kilku nawyków.